La investigación de los hechos denunciados a través del canal de denuncias de las empresas constituye una pieza esencial de los programas de cumplimiento normativo o Compliance. Un procedimiento de investigación correctamente diseñado no solo permite detectar y corregir posibles irregularidades, sino que también contribuye a proteger a la empresa frente a responsabilidades legales y a garantizar los derechos tanto del denunciante como del investigado.

El canal de denuncias en los programas de Compliance

La incorporación del artículo 31 bis al Código Penal, relativo a la responsabilidad penal de las personas jurídicas, supuso un importante avance en la prevención de delitos dentro de las organizaciones.

Aunque la implantación de modelos de organización y gestión destinados a prevenir delitos no es obligatoria, sí resulta altamente recomendable, ya que puede eximir o atenuar la responsabilidad penal de la empresa cuando se hayan adoptado previamente medidas eficaces de prevención y control.

Entre esos mecanismos se encuentra el establecimiento de un canal de denuncias que permita comunicar posibles incumplimientos al órgano encargado de supervisar el modelo de prevención, normalmente el Compliance Officer o el Comité de Cumplimiento.

Finalidad del canal de denuncias

El canal de denuncias no solo está destinado a detectar posibles delitos.

También permite comunicar:

• Incumplimientos normativos.
• Infracciones de normativa sectorial.
• Vulneraciones de la normativa laboral o de prevención de riesgos.
• Conductas contrarias a la ética empresarial.
• Actuaciones que puedan perjudicar la reputación de la organización.

De esta forma, la empresa puede reaccionar de manera temprana y minimizar las consecuencias jurídicas, económicas y reputacionales derivadas de estos comportamientos.

¿Cómo puede gestionarse un canal de denuncias?

El canal de denuncias puede implantarse mediante diferentes sistemas, como:

• Plataforma web corporativa.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Correo postal.
• Sistemas que combinen varios de estos medios.

Su gestión puede realizarse de forma:

• Interna.
• Externa, mediante profesionales especializados.

El artículo destaca que la gestión externa constituye una opción especialmente adecuada cuando se pretende reforzar la independencia, la confidencialidad y la objetividad de las investigaciones.

Obligación de implantar un canal de denuncias

La Directiva (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas informantes, establece la obligación de implantar canales internos de información para determinadas empresas y entidades públicas.

Asimismo, la Ley Orgánica 3/2018 reconoce expresamente los sistemas internos de información y permite que las denuncias puedan presentarse incluso de forma anónima.

La existencia de estos canales debe ser conocida tanto por los trabajadores como por terceros relacionados con la organización.

Protección de la confidencialidad

Uno de los pilares del sistema es la confidencialidad.

Los datos contenidos en las denuncias únicamente pueden ser tratados por:

• Los responsables del sistema de cumplimiento.
• El órgano de control interno o externo.
• Los encargados del tratamiento designados.

La información solo podrá comunicarse a otras personas cuando resulte necesario para adoptar medidas disciplinarias o para la tramitación de procedimientos administrativos o judiciales.

Conservación de la información

La información recibida debe conservarse únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir si procede iniciar una investigación.

Con carácter general:

• Los datos deberán suprimirse en el plazo máximo de tres meses.
• Podrán mantenerse cuando hayan sido anonimizados.
• También podrán conservarse cuando sea necesario continuar la investigación iniciada.

Todo ello respetando la normativa sobre protección de datos personales.

Derechos del denunciante y del investigado

El funcionamiento del canal de denuncias debe garantizar el equilibrio entre los derechos de todas las personas implicadas.

Por un lado, debe protegerse la identidad del denunciante para evitar posibles represalias.

Por otro, el investigado debe ser informado de la existencia del procedimiento en el plazo más breve posible para poder ejercer plenamente sus derechos de defensa, entre ellos:

• Presunción de inocencia.
• Asistencia letrada.
• Proposición de pruebas.
• Acceso al procedimiento.

El respeto a estas garantías resulta esencial para la validez de toda la investigación.

Investigación preliminar de los hechos

Una vez recibida la denuncia, el órgano responsable puede realizar actuaciones previas destinadas a comprobar:

• La procedencia de la información.
• La credibilidad de los hechos.
• La identidad del denunciante cuando sea posible.
• La existencia de indicios suficientes.
• Las pruebas disponibles.

Estas actuaciones permiten decidir si procede iniciar formalmente la investigación.

¿Quién puede realizar la investigación?

Cuando el sistema de cumplimiento sea interno, la investigación podrá ser desarrollada por el órgano previamente designado por la empresa.

Habitualmente estas funciones corresponden al:

• Compliance Officer.
• Comité de Cumplimiento.
• Comité de Ética.

No obstante, la empresa también puede designar a otros profesionales cuando resulte conveniente.

El papel del Director de Seguridad

El artículo destaca especialmente la figura del Director de Seguridad.

La Ley de Seguridad Privada le atribuye funciones relacionadas con la realización de comprobaciones internas sobre personas que accedan a áreas sensibles de la empresa.

Aunque la normativa no le atribuye expresamente la investigación de todas las irregularidades denunciadas, el autor considera que su participación resulta especialmente adecuada por:

• Su capacitación profesional.
• Su deber de secreto profesional.
• Su condición de interlocutor con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
• Sus funciones en materia de seguridad corporativa.

Todo ello permite que pueda colaborar activamente en los programas de cumplimiento y en la gestión del canal de denuncias.

Actuaciones que pueden realizarse durante la investigación

Durante la investigación pueden llevarse a cabo distintas comprobaciones, entre ellas:

• Revisión documental.
• Análisis contable.
• Entrevistas con empleados.
• Comprobación de correos corporativos.
• Revisión de sistemas de comunicación.
• Consulta de fuentes abiertas y registros públicos.

Todas estas actuaciones deben respetar en todo momento la normativa sobre protección de datos y los derechos fundamentales de las personas afectadas.

La intervención del Detective Privado

Cuando sea necesaria una investigación externa sobre personas, seguimientos u obtención de pruebas personales, la Ley de Seguridad Privada reserva estas funciones al Detective Privado habilitado.

El artículo 48 de la Ley reconoce a este profesional como el único autorizado para realizar investigaciones privadas por encargo de persona legitimada.

Sus investigaciones pueden abarcar aspectos:

• Personales.
• Familiares.
• Sociales.
• Económicos.
• Laborales.

Siempre con respeto a los límites establecidos por la ley y sin invadir ámbitos protegidos por el derecho a la intimidad.

Garantías de la investigación privada

La actuación del Detective Privado está sometida a estrictos principios legales.

Entre ellos destacan:

• Necesidad.
• Idoneidad.
• Razonabilidad.
• Proporcionalidad.
• Secreto profesional.

Además, cualquier actuación que vulnere derechos fundamentales puede provocar la nulidad de las pruebas obtenidas y generar responsabilidades penales, civiles o administrativas para el profesional.

Valor de las pruebas obtenidas

Las investigaciones realizadas por Detectives Privados pueden aportar pruebas de gran utilidad en procedimientos:

• Judiciales.
• Administrativos.
• Disciplinarios.

Sus informes poseen valor probatorio precisamente por tratarse de profesionales expresamente habilitados para realizar este tipo de investigaciones conforme a la Ley de Seguridad Privada.

Conclusión

La investigación de los hechos denunciados a través del canal de denuncias de las empresas constituye un elemento imprescindible para garantizar la eficacia de los programas de cumplimiento normativo. Una investigación realizada con profesionalidad, confidencialidad y pleno respeto a los derechos fundamentales no solo permite esclarecer los hechos denunciados, sino que también protege a la empresa frente a posibles responsabilidades legales y refuerza la cultura de cumplimiento y transparencia dentro de la organización.

La participación de profesionales especializados, como el Director de Seguridad o el Detective Privado, puede aportar mayores garantías jurídicas y facilitar la obtención de pruebas válidas para la adopción de decisiones internas o su eventual utilización en procedimientos judiciales.

👉 Si quieres seguir profundizando en materias como canales de denuncias, investigaciones internas, seguridad privada, protección de datos y cumplimiento normativo, te invitamos a visitar nuestro blog. Encontrarás artículos especializados, análisis jurídicos y contenido actualizado dirigido a empresas y profesionales que buscan reforzar su cultura de cumplimiento y seguridad.