El control del correo electrónico de los empleados es una cuestión especialmente delicada dentro de la relación laboral. La empresa puede supervisar los medios digitales que pone a disposición de sus trabajadores, pero debe hacerlo respetando los derechos fundamentales.
El artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, reconoce el derecho de los trabajadores y empleados públicos a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales facilitados por el empleador.
Estos dispositivos pueden incluir ordenadores, teléfonos móviles u otros medios corporativos. Sin embargo, la propia norma permite que la empresa acceda a los contenidos derivados del uso de esos medios en determinados casos.
Ese acceso solo puede realizarse para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias, conforme al artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores. También puede tener como finalidad garantizar la integridad de los dispositivos puestos a disposición del trabajador.
Derechos fundamentales y control empresarial
El control empresarial puede entrar en conflicto con derechos fundamentales. Entre ellos destacan el derecho a la intimidad y el derecho al secreto de las comunicaciones, reconocidos en el artículo 18 de la Constitución Española.
Por ese motivo, la empresa no puede acceder libremente al correo electrónico corporativo ni a otros dispositivos digitales. Antes debe cumplir una serie de requisitos.
Estos requisitos se han desarrollado a partir del denominado “test Barbulescu”. Este test tiene su origen en una sentencia del Tribunal Europeo de Derechos Humanos sobre el acceso empresarial a las comunicaciones de los trabajadores.
Actualmente, estos criterios también se recogen en la legislación española y en la jurisprudencia del Tribunal Constitucional y del Tribunal Supremo. Entre otras, destacan las sentencias del Tribunal Supremo 594/2018 y 132/2022.
El test Barbulescu
La sentencia del Tribunal Europeo de Derechos Humanos, Gran Sala, de 5 de septiembre de 2017, estableció los criterios que deben respetarse para acceder al correo electrónico u otros medios corporativos.
Estos medios son aquellos que la empresa entrega al trabajador para el cumplimiento de sus funciones. Por tanto, su control debe responder siempre a una finalidad legítima.
El test Barbulescu se formula a través de varias preguntas. Todas ellas sirven para comprobar si la medida empresarial respeta los derechos del trabajador.
Información previa al trabajador
La primera cuestión es si el empleado ha sido informado previamente.
La empresa debe acreditar que el trabajador conocía la posibilidad de que el empresario adoptara medidas de supervisión sobre su correspondencia u otras comunicaciones.
Esa información debe ser previa, precisa, transparente y específica. No basta con una referencia genérica. El trabajador debe saber que puede existir control y también cómo puede llevarse a cabo.
Alcance de la monitorización
La segunda cuestión se refiere al alcance de la supervisión.
La empresa debe valorar qué grado de intrusión supone la medida en la vida privada del empleado. Para ello, hay que analizar si la supervisión afecta a todas las comunicaciones o solo a una parte.
También debe comprobarse si el control se limita en el tiempo. Además, debe tenerse en cuenta cuántas personas han tenido acceso a los resultados de la supervisión.
Este análisis resulta esencial para valorar la proporcionalidad de la medida.
Justificación del control
La empresa debe contar con argumentos legítimos para justificar la vigilancia de las comunicaciones y el acceso a su contenido.
No basta con disponer de protocolos internos que prohíban el uso personal de los medios corporativos. Además, la empresa debe haber informado previamente sobre los controles que podría realizar.
La medida debe ser idónea. Es decir, debe servir para alcanzar un objetivo legítimo, como controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
Existencia de medios menos invasivos
Otro criterio importante es valorar si existía una medida menos intrusiva.
Antes de acceder directamente al contenido de las comunicaciones, la empresa debe analizar si puede alcanzar el mismo objetivo mediante otro sistema de control menos invasivo.
Este criterio responde al principio de necesidad. La empresa solo debe utilizar una medida más intensa cuando no exista otra alternativa menos perjudicial para los derechos del trabajador.
Consecuencias de la supervisión
También deben analizarse las consecuencias de la supervisión para el trabajador afectado.
La empresa debe valorar cómo va a utilizar los resultados obtenidos. En concreto, debe comprobar si esos resultados se emplean únicamente para alcanzar el objetivo declarado de la medida.
Este punto está relacionado con el principio de proporcionalidad. La vigilancia no puede ir más allá de lo necesario ni utilizarse para fines distintos.
Garantías para el empleado
El trabajador debe contar con garantías adecuadas, sobre todo cuando las medidas de supervisión tengan carácter intrusivo.
Estas garantías deben impedir que el empleador acceda al contenido de las comunicaciones sin que el empleado haya sido informado previamente de esa posibilidad.
Además, la empresa debe someter la medida al test de proporcionalidad. Esto exige analizar si existe un motivo legítimo, si la medida es necesaria y si resulta equilibrada.
El control del contenido de las comunicaciones requiere una justificación especialmente sólida. No tiene la misma intensidad controlar el flujo de comunicaciones que acceder directamente a su contenido.
Control del flujo y control del contenido
El Tribunal Europeo de Derechos Humanos distingue entre el control del flujo de comunicaciones y el control del contenido.
El control del flujo puede referirse a datos como la frecuencia o existencia de comunicaciones. En cambio, el acceso al contenido supone una injerencia más intensa en la intimidad del trabajador.
Por eso, el acceso al contenido debe estar justificado por los principios de necesidad, idoneidad y proporcionalidad.
Además, puede realizarse sobre todas las comunicaciones o solo sobre una parte. También puede limitarse en el tiempo. Asimismo, debe establecerse un número limitado de personas autorizadas para acceder a los resultados.
Cuándo puede acceder la empresa al correo electrónico
La empresa puede acceder a los medios técnicos puestos a disposición de los trabajadores. Esto incluye ordenadores, teléfonos móviles y correo electrónico corporativo.
Sin embargo, debe haber informado previamente al trabajador. También debe respetar el principio de proporcionalidad.
La medida debe estar justificada por un objetivo legítimo. Por ejemplo, controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
Además, debe ser necesaria. Esto significa que no debe existir una medida menos invasiva para conseguir ese objetivo.
Por último, debe ser proporcionada. La empresa debe ponderar los beneficios y los perjuicios de la medida. También debe respetar el contenido esencial del derecho afectado.
Consecuencias de incumplir los requisitos
Si la empresa no cumple estos requisitos, puede tener problemas para utilizar la información obtenida.
Cualquier prueba obtenida mediante el examen irregular de dispositivos corporativos puede ser nula de pleno derecho en un procedimiento judicial.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, en un juicio por despido. Si la empresa accede al correo electrónico sin respetar las garantías necesarias, la prueba podría no admitirse.
Conclusión
El control del correo electrónico de los empleados es posible, pero exige cautela. La empresa debe informar previamente al trabajador, justificar la medida y respetar los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
El acceso al contenido de las comunicaciones requiere una justificación más intensa que el simple control del flujo de comunicaciones.
Por tanto, las empresas deben contar con políticas claras sobre el uso de los dispositivos digitales corporativos. También deben comunicar esas políticas de forma expresa, transparente y específica.
Solo así podrán ejercer sus facultades de control sin vulnerar derechos fundamentales como la intimidad o el secreto de las comunicaciones.
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